Digitale Signatur – Elektronische Unterschriftenprozesse

Die Unterschrift im digitalen Zeitalter

Digitalisierung heißt auch, Bereiche anzugehen, die bisher den ganz klassischen Wegen vorbehalten waren. Gerade in einer Zeit, in der Mitarbeiter und Auftraggeber verstärkt aus dem Homeoffice agieren, ist es umso wichtiger, sich beispielsweise den Unterschriftenprozessen anzunehmen. Eine persönliche Unterschrift auf Arbeitsverträgen, Angeboten oder im Abnahmeprotokoll ist für uns unerlässlich, aber das Ganze muss nicht umständlich mit Papier und Post bewerkstelligt werden. Der schnellste und zuverlässigste Weg, den Genehmigungsprozess zu einer einfachen digitalen Transaktion zu machen, war für uns, die Werbeagentur FiZ-Media aus Nürnberg, ganz klar die Einführung eines digitalen Unterschriftenprozesses.

Welcher Anbieter?

Auf dem Feld der digitalen Signatur haben wir einige Anbieter getestet. Wir wollten ein einfaches System, was sich in unsere Abläufe integriert und nicht andersherum. Selbstverständlich sollten damit auch alle gesetzlichen Regelungen und der Datenschutz gewährleistet werden und somit schlossen wir einige Anbieter direkt aus. Die finale Entscheidung fiel uns nach einer Testphase dann aber sehr leicht und wir entschieden uns für DocuSign.

Effizienter arbeiten

Die elektronische Signatur macht es uns möglich, effizienter und vor allem schneller in diesen Prozessen zu arbeiten. Was früher oft mehrere Tage gedauert hat, ist nun in ein paar Minuten erledigt und wir haben jederzeit den kompletten Überblick, in welchem Status sich ein Ablauf befindet. Es können aber nicht nur alle für uns wichtigen Dokumente wie Verträge oder Vereinbarungen elektronisch unterschrieben werden, sondern auch die permanente Verfügbarkeit ist ein echter Mehrwert.

Was genau macht man jetzt damit?

Unterschrift

Wenn es darum geht, schnell Geschäftliches abzuwickeln, Angebote anzunehmen oder Verträge einzugehen, benötigt man zuallererst eine gültige Unterschrift. Und genau das bietet dieses System auf sehr schnellem Wege. Angenommen, man hat ein Angebot für einen Kunden, benötigt man seine Unterschrift, um das jeweils Angebotene auszuführen.

Empfänger

Der Empfänger wird ganz gezielt ausgewählt, sodass auch nur dieser seine Unterschrift setzen kann. Dann fehlt nur noch ein Klick und das Angebot geht raus an den Kunden. Dieser hat daraufhin die angenehme Aufgabe, lediglich die markierten Felder auszufüllen und kann direkt im System entweder per Touch unterschreiben oder seine bereits digitalisierte Unterschrift einsetzen. Wiederum nur ein Klick und das Angebot landet in Sekunden zurück beim Anbieter im Eingangsfach.

Angebot

Man bereitet beispielsweise das Angebot vor und setzt innerhalb des Systems genaue Felder für Datum, Ort und Unterschrift. Es gibt vordefinierte Möglichkeiten oder auch Konstrukte. Alle Dokumente können auch direkt als Vorlage gespeichert werden, um diese dann mehrfach zu verwenden.

Abwicklung von überall

Man muss dazu nicht am Schreibtisch sitzen, die Abwicklung kann von überall aus stattfinden, egal ob im Taxi, in der U-Bahn oder beim Friseur. Die App für Handy oder Tablet ist das i-Tüpfelchen des ganzen Systems.

Wofür wird es bei uns genutzt?

Ganz klassisch natürlich im Angebots- und Vertragsprozess. So senden wir Arbeitsverträge oder Vereinbarungen mit Mitarbeitern über dieses System und haben alle internen Dokumente hierauf abgestimmt.

Im zweiten Schritt haben wir auch Freigabeprozesse und Abnahmeprotokolle für Kunden eingebunden. Ganz einfach gesprochen, wenn ein Kunde einen Flyer bei uns in Auftrag gegeben hat, wird eine schriftliche Freigabe vor der Übergabe an die Druckerei nötig, auch hierfür nutzen wir die digitale Unterschrift.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

DocuSign legt sehr viel Wert auf höchste Sicherheit. Somit ist jede Transaktion nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt und jedes Dokument wird nur verschlüsselt weitergeleitet. Hierzu werden verschiedene Sicherheitstechnologien eingesetzt sowie digitale Siegel sind hier ein Standard. Egal um welche Verträge oder sonstige Dokumente es sich handelt, der Datenschutz ist gewährleistet und alle Prozesse sind darüber hinaus nach ISO 27001 zertifiziert.

Würden wir es weiterempfehlen?

Gleich zu Beginn eindeutig JA! Wir von FiZ-Media aus Nürnberg hatten nach einer kompakten Lösung gesucht, mit der wir unsere Prozesse digital abwickeln können, um effizienter und dennoch mit großem Vertrauen arbeiten zu können. Wir sind sehr zufrieden mit unserer Wahl, weil die Nutzerfreundlichkeit absolut überzeugt und keine großen Kenntnisse nötig sind. Es ist ein vertrauenswürdiges Produkt, mit dem man die Kontrolle dennoch behalten kann und jedem ermöglicht, seine Angelegenheiten mobil zu verwalten. Das System passt sich der digitalen Zukunft an, sowohl in der Mobilität als auch in der rechtlichen Sicherheit.